Que sont les frais de débours auto-entrepreneur ? Comment les facturer en 2023? Quelles conditions pour se faire rembourser les frais engagés pour le compte d'un client ?
Les frais de déplacement sont-ils concernés par ce dispositif ?
En micro-entreprise, il est impossible de déduire ses dépenses. À la place, l'auto-entrepreneur bénéficie d'un abattement forfaitaire censé tenir compte de ses frais professionnels.
Cela peut poser problème s'il est amené, dans le cadre d'une prestation, à effectuer des dépenses pour le compte d'un de ses clients : achat d'un carrelage, de peinture, de courses alimentaires, frais de déplacement,... Lorsqu'il obtiendra un remboursement, celui-ci sera considéré comme du chiffre d'affaires – ce qui aura un impact sur ses charges fiscales et sociales.
La solution ? Les frais de débours, un dispositif qui va lui permettre d'avancer des frais dans le cadre d'une mission sans faire gonfler artificiellement son chiffre d'affaires.
Dans cet article, nous répondrons aux questions suivantes :
Avancer des dépenses pour ses clients : une difficulté pour l'auto-entrepreneur
Les auto-entrepreneurs sont parfois amenés à devoir engager des frais pour un client, afin de mener à bien une mission ou de concevoir un produit spécifique.
Voici quelques exemples :
Problème : ils n'est pas possible de déduire ses charges
Le statut auto-entrepreneur regorge d'avantages : allègements déclaratifs, obligations comptables réduites à leur strict minimum, cotisations sociales indexées sur le chiffre d'affaires,...
Mais, contrairement aux "véritables" sociétés, l'auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges de son chiffre d'affaires – même s'il s'agit de dépenses effectuées à la demande de l'un de ses clients.
Or plus son chiffre d'affaires augmente, plus le montant de ses charges sociales augmente (avec un taux forfaitaire de 12,8% ou 22% en fonction de la nature de l'activité exercée). Idem pour ses charges fiscales (avec ou sans option pour le versement libératoire).
Exemple
Bon à savoir : Si l'auto-entrepreneur ne peut déduire ses dépenses de son CA, c'est parce qu'il bénéficie déjà d'un abattement fiscal forfaitaire pour frais professionnels (de 34, 50 ou 71%).
Le taux permettant de calculer ses charges sociales prend également en compte, de manière forfaitaire, ses dépenses présumées.
Le remboursement de frais (ou refacturation) : pas toujours la meilleure solution
Vous devez engager une dépense afin de mener à bien une mission pour un client : achat de béton, de peinture, frais de transport, courses,…
La solution la plus intuitive et la plus simple consiste à effectuer ces dépenses au nom de votre auto-entreprise.
Vous pourrez ensuite les refacturer, en les intégrant dans le prix global de votre prestation ou de votre marchandise. Vous récupérerez ainsi les frais avancés.
Bon à savoir : Vous avez la possibilité d'appliquer une marge ces dépenses (on parle alors de surfacturation).
Si cette solution semble alléchante, elle peut, dans certains cas, être désavantageuse :
Ainsi, même si les auto-entrepreneurs y ont souvent recours et qu'elle leur permet de "marger" leurs frais, la refacturation n'est pas toujours la meilleure solution.
Il existe une alternative, moins connue, qui va leur permettre d'avancer des frais pour leurs clients sans faire augmenter artificiellement leur chiffre d'affaires : c'est le système de débours.
Frais de débours : une solution intéressante pour l'auto-entrepreneur
Les frais de débours de l'auto-entrepreneur, qu'est-ce que c'est ?
Les frais de débours, ce sont des dépenses engagées par l’auto-entrepreneur au nom et pour le compte de l’un de ses clients.
Ils peuvent concerner des dépenses très diverses :
Bon à savoir : Les frais de débours n'entrent pas dans votre base d'imposition d'auto-entrepreneur (1).
Prenons l'exemple de 
Jean-Luc , un artisan auto-entrepreneur.
Après avoir obtenu son accord, il va effectuer une dépense pour le compte de son client (fournitures, matières premières,...). Cet achat sera réglé grâce à son compte bancaire d'auto-entrepreneur.
Même si c'est lui qui paie, Jean-Luc va demander à son fournisseur d'éditer la facture d'achat au nom de son client. Ce dernier pourra ainsi bénéficier des garanties et du service après-vente liés à l'acquisition de ce produit.
Une fois la prestation terminée, Jean-Luc remettra à son client une facture globale dans laquelle figureront :
Comme il ne réalise aucune plus-value sur l'achat effectué pour le compte de son client, Jean-Luc n'aura pas besoin d'intégrer les débours à son chiffre d'affaires. Il ne retiendra que le montant correspondant à la prestation réalisée.
Attention : contrairement à la refacturation, il est interdit d'appliquer une marge sur les frais de débours. Le remboursement du client devra s'effectuer au centime près, sans que vous ne puissiez dégager le moindre bénéfice.
Exemple chiffré de débours auto-entrepreneur
Attention : vous ne devez pas confondre les frais de débours avec les frais de fonctionnement de votre auto-entreprise – c'est-à-dire les dépenses que vous devez réaliser de manière courante afin d'exercer votre activité.
Les frais de débours ne peuvent concerner qu'un client spécifique, qui vous aura donné mandat de procéder à des dépenses pour réaliser une prestation de service.
Ainsi, un ébéniste qui achète et restaure des meubles dans le but de les revendre, sans que ces restaurations ne soient "commandées" spécifiquement par un client, ne pourra utiliser le système de débours.
Les débours : un dispositif avantageux pour l'auto-entrepreneur...
Le système de débours regorge d'atouts :
... mais également pour son client
Le client n'est pas en reste ! Dans la mesure où toutes les factures ont été rédigées en son nom, il va pouvoir :
Frais de débours auto-entrepreneur : quels sont les frais "déductibles" ?
Les frais de débours correspondent aux dépenses engagées spécifiquement par l’auto-entrepreneur pour le compte d’un client, afin de réaliser une prestation ou de concevoir une marchandise spécifique.
Ils peuvent notamment concerner :
Néanmoins, toutes les dépenses de l'auto-entrepreneur ne peuvent pas faire l'objet d'un remboursement dans le cadre des frais de débours. Ainsi, les frais de fonctionnement de votre entreprise ne sont pas concernés ce dispositif :
Quel est l'impact de la TVA ?
Si son chiffre d’affaires est inférieur à certains seuils, l’auto-entrepreneur n’est pas assujetti à la TVA. Il ne va pas la facturer à ses clients, et ne pourra pas la récupérer sur ses achats.
Cela pourrait poser problème à son client, s’il est lui-même assujetti à la TVA. En effet, il devra rembourser les frais avancés pour leur prix TTC, et ne pourra pas récupérer la TVA ainsi payée.
Or il aurait pu le faire s’il avait procédé lui-même à cet achat, sans passer par l’auto-entrepreneur. Ces dépenses vont donc lui coûter plus cher (entre 5,5 et 20% de plus) que s’il les avait effectuées lui-même.
En revanche, cela n’aura impact pour le client particulier, qui ne peut pas, de toute façon, récupérer la TVA.
Si l’auto-entrepreneur est assujetti à la TVA, cette problématique disparaît : ses clients également assujettis auront la possibilité de récupérer cet impôt.
À lire également : La TVA en micro-entreprise
Notre conseil : afin d'éviter tout malentendu, nous vous recommandons d'évoquer la question de la TVA avec votre client lors de la réalisation de votre devis.
Quelles formalités doit respecter l'auto-entrepreneur afin de profiter du système de débours ?
Si le système de débours est particulièrement avantageux, il répond à un certain formalisme.
Certaines règles doivent ainsi impérativement être respectées afin de pouvoir récupérer les sommes avancées auprès de votre client, et éviter tout problème avec l'administration fiscale.
Obtenir l'accord de votre client
Première étape : vous devrez obtenir l’accord de votre client.
Ainsi, comme dans le cas d’une note de frais, vous devez vous entretenir avec lui au préalable afin de faire le point sur les dépenses qui seront engagées.
Bien qu’un accord tacite soit suffisant, il est recommandé d’obtenir un accord écrit. Vous ferez alors signer un mandat de débours à votre client.
Vous préciserez dans ce document :
Vous serez ainsi protégé en cas de contestation de votre client. Grâce à ce contrat, il sera juridiquement tenu de rembourser les dépenses que vous aurez avancées.
De son côté, votre client évitera les mauvaises surprises, en connaissant à l'avance le coût total de votre prestation.
Exemple d'établissement d'un mandat de débours
Réaliser l'achat au nom de votre client
Vous devez ensuite effectuer les dépenses prévues via votre compte bancaire d’auto-entrepreneur.
Celles-ci devront être établies au nom du client qui vous mandate.
Vous préciserez ainsi sur son nom et ses coordonnées (adresse du siège social, numéro SIRET, numéro de TVA,…) sur la facture d’achat. C’est elle qui vous permettra d’obtenir un remboursement.
Attention : si ces dépenses sont effectuées en votre nom, vous ne pourrez pas bénéficier d'un remboursement dans le cadre du système de débours.
Rédiger une note de débours et établir une facture globale
Une fois votre prestation effectuée ou votre marchandise livrée, vous fournirez à votre client une note de débours.
Celle-ci devra comporter plusieurs informations :
Vous lui remettrez également une facture globale. Vous y détaillerez, ligne par ligne, les prestations réalisées et/ou les marchandises livrées. Vous y reporterez également le montant total des débours engagés.
Rappel : Ces sommes devront correspondre exactement, au centime près, à ce que vous avez dépensé. En effet, contrairement au cas d'une refacturation "classique", vous n'avez pas la possibilité de réaliser une marge.
Conserver une copie de l'ensemble des justificatifs et enregistrer comptablement l'opération
Vous allez devoir conserver une copie de l’ensemble des justificatifs cités précédemment pour votre comptabilité. Ils pourront vous être demandés en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Vous devrez par ailleurs mentionner ces frais de débours dans votre livre des recettes, dont la tenue fait partie des obligations de la micro-entreprise. Vous indiquerez le terme “débours” à côté de ces dépenses, en précisant la nature et le montant des frais engagés.
Bon à savoir : les frais de débours n'auront aucun impact sur le montant de votre chiffre d'affaires. Vous ne devrez pas les prendre en compte dans vos déclarations.
Notez également que votre client aura la possibilité de déduire ces frais de son CA, comme s'il avait lui-même effectué ces dépenses.
Réponses aux questions fréquentes
Vous vous posez encore des questions au sujet des frais de débours de l’auto-entrepreneur ? Les rouages de ce dispositif vous paraissent encore flous ?
Voici nos réponses aux questions fréquemment posées à ce sujet :
Qu'est-ce que sont les frais de débours ?
Qu'est-ce que sont les frais de débours ? Le client de l'auto-entrepreneur peut-il récupérer la TVA sur les frais de débours ?
Le client de l'auto-entrepreneur peut-il récupérer la TVA sur les frais de débours ? Les frais de débours doivent-ils être déclarés dans son chiffre d'affaires d'auto-entrepreneur ?
Les frais de débours doivent-ils être déclarés dans son chiffre d'affaires d'auto-entrepreneur ? Comment l'auto-entrepreneur doit-il facturer des frais de débours ?
Comment l'auto-entrepreneur doit-il facturer des frais de débours ? Les frais de déplacement sont-ils concernés par le système de débours ?
Les frais de déplacement sont-ils concernés par le système de débours ?Conclusion
C'est terminé pour cet article sur les frais de débours de l'auto-entrepreneur !
Comme nous avons pu le voir, ce mécanisme va vous permettre d'obtenir le remboursement des dépenses effectuées pour le compte d'un client, en évitant que celles-ci viennent faire augmenter votre chiffre d'affaires de manière artificielle.
Il vous offrira également la possibilité de proposer une tarification plus transparente, en distinguant bien votre rémunération des dépenses nécessaires à l'accomplissement de votre prestation.
Attention toutefois à obtenir l'autorisation préalable de votre client, à conserver les justificatifs d'achat et à ne pas appliquer de marge sur ces frais !
Sources et textes de référence
Sources et textes de référenceAvez-vous déjà, en tant qu'auto-entrepreneur, dû avancer des frais pour vos clients ? Que privilégiez-vous généralement ? La refacturation ou les frais de débours ?
N'hésitez pas à nous faire part de vos remarques ou à nous poser vos questions dans l'espace commentaires ci-dessous.
