Embauche d'un stagiaire en tant que micro-entrepreneur

Un Auto-Entrepreneur peut-il embaucher un stagiaire ?

Est-ce qu'un auto-entrepreneur (micro-entrepreneur) peut prendre un stagiaire ? Quelles sont les formalités à respecter pour embaucher un stagiaire en tant qu'auto-entrepreneur (convention de stage avec l'établissement pédagogique, assurance,...) ? Quels avantages et quels inconvénients ? Doit-on nécessairement verser une gratification dans le cadre du stage ?

Enfin, peut-on être stagiaire et auto-entrepreneur ?

Lancé en 2009, le statut auto-entrepreneur a été mis en place pour permettre de démarrer seul une petite activité indépendante.

Malgré tout, il est possible que l'activité d'un auto-entrepreneur décolle suffisamment pour qu'il ait besoin d'une aide au quotidien.

Plutôt que de recruter un salarié, il pourra se tourner vers une alternative moins coûteuse : l'embauche d'un stagiaire.

⚡ Réponse rapide : un auto-entrepreneur peut parfaitement embaucher un stagiaire. Il pourra ainsi bénéficier d'une aide précieuse pour réaliser certaines tâches, tandis que son stagiaire pourra acquérir une nouvelle expérience dans le monde professionnel.


Ce recrutement nécessite cependant le respect de certaines formalités – il faudra notamment signer une convention de stage. Une gratification minimale (3,90 € de l'heure en 2021) devra être versée si la durée du stage dépasse 2 mois consécutifs.


Par ailleurs, ce stage devra véritablement s'inscrire dans le projet pédagogique de l'étudiant. Ce dernier devra bénéficier d'une formation pratique, qui lui permettra de mettre en œuvre les acquis théoriques issus de son parcours académique. Il ne devra pas être traité comme un salarié, ni être exposé à des tâches dangereuses.


Notez enfin qu'il est possible d'être à la fois auto-entrepreneur et stagiaire.

📌 Bon à savoir : en 2016, le statut auto-entrepreneur a été renommé en micro-entrepreneur. Le terme d'auto-entrepreneur reste toutefois couramment utilisé.

Un auto-entrepreneur peut-il embaucher un stagiaire ? Quelles sont les formalités à respecter ?

Obligations légalesEn tant qu’auto-entrepreneur, vous avez la possibilité de recruter un stagiaire.

Vous devrez toutefois respecter certaines obligations – qu’il s’agisse d’un stage d’application, de fin d’études ou de la formation professionnelle.

Notez que vous pourrez bénéficier de formalités allégées : comme le stagiaire n’est pas assimilé à un salarié, vous n’aurez notamment pas besoin d’effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

L'obligation de signer une convention de stage tripartite 📄

Pour pouvoir recruter un stagiaire, l'auto-entrepreneur va devoir signer une convention de stage (1).

On dit que cette convention est tripartite, puisqu'elle fait intervenir trois acteurs :

🏦
Une entreprise
👦
Un stagiaire auto-entrepreneur
🏫
Un établissement d'enseignement ou de formation

📑 Besoin d'un modèle de convention de stage pour auto-entrepreneur ?

⚠️ La convention de stage doit comporter certaines mentions obligatoires

Ce document permettra de s'assurer que les tâches qui seront effectuées correspondent aux objectifs pédagogiques visés par l'établissement d'enseignement auquel appartient le stagiaire.

⚠️ Attention : Un stage réalisé en l'absence de convention exposera l'auto-entrepreneur au paiement de cotisations sociales sur la totalité de la gratification versée à l'étudiant.


Par ailleurs, le stagiaire aura la possibilité de demander la requalification de son lien avec l'auto-entreprise en contrat de travail oral auprès du conseil de prud'hommes.

Durée maximale pour un stage en auto-entreprise : pas plus de 6 mois par année d'enseignement ⏱️

La durée d'un stage dans une même auto-entreprise ne peut excéder 6 mois par année d'enseignement (3) (soit l'équivalent de 924 heures sur une année).

📌 Bon à savoir : il est toutefois possible, dans certains cas, de déroger à cette règle.

Notez que vous avez la possibilité d'embaucher jusqu'à 3 stagiaires simultanément. Il est cependant recommandé, au sein d'une d'une toute petite structure comme une micro-entreprise, de ne pas accueillir plus d'un stagiaire à la fois.

Dans tous les cas, vous serez tenu de respecter un délai de carence avant d'embaucher à nouveau sur le même poste. Ce délai correspond au tiers de la durée du premier stage.

📌 Exemple : Un mécanicien auto-entrepreneur emploie un stagiaire pendant une durée de 6 mois. Il devrait ensuite patienter 2 mois (6 mois / 3) pour pouvoir embaucher à nouveau un stagiaire (qu'il s'agisse ou non du même individu) sur un poste identique.


Notez toutefois que l'auto-entrepreneur n'est pas tenu de respecter cette obligation si c'est l'élève ou l'étudiant qui prend l’initiative d'interrompre le stage.

3. La tenue d'un registre 📒

Vous devrez tenir un registre des conventions des stages réalisés dans votre auto-entreprise (4).

Chaque convention devra s'accompagner :

  • d'une photocopie de la carte vitale de votre stagiaire ;
  • de la copie d'une attestation responsabilité civile assurant sa couverture.

🔎 Notre conseil : Même si ce n'est pas obligatoire, nous vous recommandons de demander à votre stagiaire de vous communiquer les coordonnées téléphoniques des personnes à contacter en cas d'urgence.

Stagiaire pour auto-entrepreneur : la remise d'une attestation de stage 📜

Lorsque le stage touche à sa fin, l'auto-entrepreneur doit délivrer au stagiaire une attestation de stage.

Celle-ci mentionnera notamment le montant de la gratification qui aura, le cas échéant, été versée, ainsi que la durée effective du stage.

📌 Bon à savoir : dans la majorité des cas, l'école ou organisme de votre stagiaire vous demandera de remplir une fiche d'appréciation.


Même si le stage n'a pas été pleinement satisfaisant, nous vous invitons à faire preuve de bienveillance pour ne pas pénaliser ni décourager l'étudiant !

De son côté, le stagiaire devra rédiger un rapport de stage. Il pourra être accompagné par un responsable pédagogique.

⚠️ Attention : L'auto-entrepreneur qui accueille un stagiaire doit nécessairement disposer d'une assurance responsabilité civile prenant en charge sa couverture – aussi bien pendant ses heures de travail que lors de son trajet entre son domicile et les locaux de l'auto-entreprise.


Nous vous invitons donc à veiller à ce que votre assurance responsabilité civile assure la couverture de votre stagiaire.

Prendre un stagiaire dans sa micro-entreprise : lui proposer des missions cohérentes avec son projet pédagogique et bien préparer son intégration

Vous avez décidé de sauter le pas ?

Plusieurs règles doivent être respectées pour accueillir votre stagiaire dans les meilleures conditions. Vous pourrez ainsi faire en sorte que cette période soit bénéfique pour les deux parties.

Un stage qui doit se mettre au service d'un véritable projet pédagogique

DiplômeVotre stagiaire devra impérativement suivre une formation au sein d’un établissement d’enseignement ou de formation. Celle-ci doit lui permettre d’obtenir un diplôme ou une certification.

Le stage que vous allez lui proposer au sein de votre micro-entreprise devra être intégré à son parcours pédagogique. Il pourra ainsi mettre à profit les connaissances théoriques acquises durant son parcours d’étudiant.

Ce stage doit lui permettre de valider une année scolaire d’étude, en vue d’obtenir un diplôme ou une certification.

L’auto-entrepreneur maître de stage doit définir les modalités, mais également les finalités du stage. Il est tenu de vérifier que les missions qu’il propose à l’étudiant sont bien cohérentes avec son parcours de formation. Celles-ci devront s’inscrire pleinement dans sa formation professionnelle et son parcours pédagogique.

⚠️ Attention : On retrouve en France de nombreux "marchands de stage". Ces organismes de formation "fantômes" proposent, moyennant finances, des conventions de stage – sans qu'aucun cours n'y soit prodigué.


N'hésitez pas à effectuer des recherches afin de vous assurer que l'étudiant qui candidate n'appartient pas à cette catégorie.

Accueil du stagiaire : lui offrir un bon cadre de travail

Poste de travail du stagiaireVous devrez par ailleurs mettre en place un environnement susceptible d’aider l’étudiant à réaliser sa mission dans les meilleures conditions.

En signant une convention de stage, vous vous engagez à offrir un cadre de travail décent à votre stagiaire. Vous devrez lui fournir un matériel adapté pour accomplir sa mission, lui permettre de bénéficier de conditions de sécurité et d’hygiène conformes à la législation, mettre à sa disposition un espace de travail suffisamment grand,…

📌 Bon à savoir : Si vous ne disposez pas des locaux adéquats, vous avez la possibilité de demander à ce que ce stage soit réalisé en télétravail. Vous devrez toutefois obtenir l'approbation de l'organisme de formation. Vous devrez potentiellement démontrer que ce stage pourra permettre à l'étudiant de monter en compétences, même s'il s'effectue à distance.

L'auto-entrepreneur ne doit pas traiter son stagiaire comme un salarié

Stagiaire salariéPoint important : vous devez bien comprendre que le stagiaire n’est pas un salarié.

L’auto-entrepreneur ne peut donc pas lui demander de remplir certains rôles (5) :

  • remplacer un salarié absent, suspendu ou licencié ;
  • réaliser une tâche correspondant à un poste de travail permanent, ou effectuer une tâche répétitive. Il faut permettre à l'étudiant de découvrir un panel d'activités diverses et variées, qui s'inscrivent dans son parcours pédagogique ;
  • le soumettre à une quelconque obligation de production ;
  • lui faire occuper un emploi saisonnier ou l'embaucher pour répondre à un afflux temporaire de demande.

📌 Bon à savoir : Dans le cadre d'une auto-entreprise, on comprendra qu'il est parfois difficile de proposer des missions très diverses. Il faudra toutefois veiller à faire découvrir au stagiaire un large pan des tâches réalisées par l'entreprise.

Notez par ailleurs que, comme tout collaborateur, votre stagiaire bénéficie de certaines protections légales : principe de non-discrimination, repos hebdomadaire, protection des libertés, protection contre le harcèlement,...

Vous serez également tenu(e) de le préserver tout au long de stage, notamment en ne l'exposant pas à des activités dangereuses.

Enfin, vous devrez vous efforcer de lui témoigner du respect et de la considération.

📌 Bon à savoir : Tout au long du stage, si vous avez des questions ou souhaitez signaler un problème avec votre stagiaire, vous pouvez contacter le tuteur de votre étudiant ou un membre de l'équipe de sa formation.

Mais au-delà du respect de dispositions légales, vous avez tout intérêt à bien traiter votre stagiaire.

En effet, cette période peut potentiellement vous permettre de préparer l'avenir de votre activité. S'il s'avère concluant, ce stage pourra découler sur une proposition d'embauche, éventuellement au sein d'une autre structure juridique (SASU, EURL,...).

Quel est le coût d'un stagiaire pour une micro-entreprise ?

Quelle gratification l'auto-entrepreneur doit-il verser à son stagiaire ? 

Gratification du stagiaire en micro-entrepriseComme nous allons le voir, il est obligatoire de verser une gratification à votre stagiaire si sa période de stage dépasse les deux mois.

La rémunération à accorder se calcule en fonction du nombre d’heures qu’il a réellement effectuées au sein de l’auto-entreprise (6). Quel que soit son montant, elle devra être versée de manière mensuelle.

📌 Bon à savoir : la rémunération versée à un stagiaire n'est pas un salaire. Il convient de parler de gratification.

💰 Le stagiaire doit-il déclarer sa gratification aux impôts ?

Distinguons deux cas :

🕑 Stages d'une durée inférieure à 2 mois : pas d'obligation de rémunération

Si la durée du stage est inférieure à 2 mois, l'auto-entrepreneur a la possibilité de prendre un stagiaire sans le rémunérer. Il peut toutefois décider, s'il le souhaite, de lui proposer une gratification.

Ces deux mois correspondent à :

  • 44 jours de présence (à raison de 7 heures par jour) ;
  • 308 heures de présence si le calcul se porte sur un autre rythme.

Vous comptez proposer un stage d'une durée inférieure à deux mois ? Il convient de garder ces deux éléments à l'esprit :

  • votre offre de stage sera moins attractive : il sera parfois plus compliqué d'attirer un stagiaire brillant si vous ne proposez aucune gratification ;
  • l'intégration d'un stagiaire nécessite plusieurs heures de formation : vous allez devoir former votre stagiaire afin qu'il puisse tenir son poste. Si celui-ci ne reste que quelques semaines dans votre auto-entreprise, il convient de s'interroger sur la pertinence d'un tel recrutement.

🕑 Stages d'une durée supérieure à 2 mois : 3,90 € de l'heure au minimum

Si la durée du stage dépasse les 2 mois consécutifs (ou 2 mois consécutifs ou non durant une même année scolaire/universitaire), celui-ci donnera obligatoirement lieu au versement d'une gratification minimale.

Elle s'élève à 3,90€ par heure stage en 2021 (ce qui correspond à 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale).

Les sommes versées chaque mois au stagiaire vont ainsi dépendre du nombre de jours ouvrables que comporte le mois concerné.

N'hésitez pas à utiliser ce simulateur afin de connaître en quelques clics les sommes que vous devrez verser à un stagiaire au titre de sa gratification.

❓

Cas pratique : Combien va me coûter chaque mois mon stagiaire ? 

👨‍🎓 Luc est stagiaire dans une micro-entreprise. Il travaille, en moyenne, 21 jours par mois dans une auto-entreprise pendant 4 mois.

Son rythme est de 7 heures par jour. Il va donc travailler au total : 21 jours * 4 mois * 7 heures = 588 heures.

Luc percevra ainsi une gratification totale de 588 * 3,90 = 2293,20 € sur toute la durée du stage. L'auto-entrepreneur devra lui verser en moyenne 573,30 € mensuels, en fonction du nombre d'heures travaillées dans le mois.

📌 Bon à savoir : Quelle que soit la durée du stage, vous serez tenu de rembourser la moitié des frais de transport engagés par votre stagiaire (7).

L'auto-entrepreneur est-il redevable de cotisations sociales lorsqu'il prend un stagiaire ?

Cotisations sociales et fiscalesSi le stagiaire reçoit une gratification égale au minimum légal, l’auto-entrepreneur n’aura aucune cotisation à payer. Il n’aura par ailleurs aucune démarche à effectuer auprès de l’administration.

 L’assiette utilisée pour le calcul de ces cotisations ne se fera que sur le “dépassement” (la part de gratification versée au-delà du minimum légal).

📌 Bon à savoir : Si la gratification versée au stagiaire correspond au minimum légal vous ne serez pas dans l'obligation de fournir un bulletin de paie.

Si vous versez à votre stagiaire une rémunération supérieure à ce montant minimum, vous devrez régler des cotisations calculées sur la fraction qui dépasse la gratification minimale. Le taux habituel de l'activité exercée sera appliqué sur cette assiette.

Notez que certaines cotisations sont exclues, dans la mesure où un stagiaire n'est pas considéré comme étant un salarié. C'est le cas :

  • des cotisations d'assurance chômage, de prévoyance, de retraite complémentaire et de pénibilité ;
  • de la contribution destinée aux organisations syndicales.

Dans la mesure où il est étudiant, votre stagiaire est affilié au Régime général de la Sécurité sociale. Vous ne serez donc pas redevable de cotisations au titre de l'assurance maladie.

Vous devrez notamment verser les cotisations qui concernent les maladies professionnelles et les accidents du travail à la caisse primaire d'assurance maladie du lieu de résidence de votre stagiaire. Vous devrez par ailleurs avertir le CFE auquel vous êtes affilié.

Quel que soit votre choix, n'aurez toujours aucune démarche à effectuer auprès de l'URSSAF.

📌 Exemple : Assiette de cotisations dans le cas d'une gratification supérieure au minimum légal


Julien 👦 effectue un stage d'un mois en 2021.


Son maître de stage (un auto-entrepreneur) décide de lui accorder une gratification de 1 000 €.


Le plafond d'exonération (autrement dit la gratification minimale) s'élève à 147 h * 3,90 €/h = 573,30 €.


Le montant qui sera soumis à cotisations s'élève donc à 1 000 - 573,30 = 426,70 €.

🔎 Notre conseil : Si vous comptez verser davantage que le minimum légal à votre stagiaire, nous vous invitons à contacter la CPAM afin de connaître précisément le montant des cotisations sociales que vous devrez verser.

Auto-entrepreneur : est-ce une bonne idée de recruter un stagiaire ? Avantages et inconvenients

Question conversationVous vous demandez s’il est pertinent de recruter un stagiaire en tant qu’auto-entrepreneur ?

Voici quelques pistes pour vous aider dans votre réflexion.

👍 Recrutement d'un stagiaire : avantages pour l'auto-entrepreneur

Le statut auto-entrepreneur a été pensé pour permettre à des particuliers de mener une petite activité entrepreneuriale. Il n'a pas forcément été imaginé pour avoir recours à du personnel – qu'il s'agisse de salariés ou de stagiaires.

L'accueil d'un stagiaire peut toutefois constituer un formidable atout pour votre micro-entreprise. Voici quelques avantages de son intégration :

👍 Une embauche simple et peu coûteuse

👍 Une aide au quotidien

👍 Un regard neuf sur votre auto-entreprise

👍 Préparer l'avenir de votre activité

👎 Certains inconvénients

Avant de vous précipiter pour recruter un stagiaire dans votre micro-entreprise, nous vous invitons à vous intéresser également aux aspects négatifs de cette embauche.

👎 Stagiaire en auto-entreprise : un recrutement qui ne peut faire l'objet d'une déduction

👎 Le risque de dépassement des seuils de l'auto-entrepreneur

👎 Votre stagiaire n'est pas un salarié : il est là pour apprendre

👎 Un "vrai" recrutement qui nécessitera de la disponibilité

👎 Un stage limité à 6 mois

👎 Des cotisations sociales à verser dans certains cas

Retrouvez ci-dessous un tableau récapitulatif des principaux avantages et inconvénients de l'embauche d'un stagiaire en micro-entreprise :

Les avantages

  • Le stagiaire vous permettra de bénéficier d'un regard neuf et pourra être force de proposition
  • Il est susceptible d'accomplir un travail utile et de vous décharger d'une partie de vos tâches
  • La gratification minimale à verser est inférieure à celle d'un salarié ou d'un apprenti (3,90 € de l'heure en 2021)
  • Elle n'est obligatoire que si le stage dure plus de deux mois
  • Si l'expérience est concluante, vous pourrez par la suite proposer un contrat de travail à votre stagiaire

Les inconvénients

  • Vous devrez former votre stagiaire aux activités de votre auto-entreprise et lui fournir un poste de travail (sauf en cas de télétravail)
  • Il faudra lui proposer des tâches cohérentes avec son parcours pédagogique
  • Vous ne pourrez pas déduire les coûts de recrutement de votre stagiaire de votre chiffre d'affaires
  • Vous devez veiller à ce que ce recrutement ne vous fasse pas dépasser les plafonds de la micro-entreprise (perte du statut en cas de dépassement pendant deux années consécutives)
  • Vous ne pourrez pas embaucher au même poste plus de 6 mois par année scolaire

Peut-on être à la fois stagiaire et auto-entrepreneur ?

Avantage de l'auto-entrepreneur : la possibilité de cumuler les activitésOui, il est possible de cumuler les statuts de stagiaire et d’auto-entrepreneur.

Ainsi :

  • un auto-entrepreneur peut parfaitement signer une convention de stage ;
  • un stagiaire peut, comme tout autre étudiant, créer son auto-entreprise.

En tant que stagiaire auto-entrepreneur, vous devrez cependant respecter plusieurs règles.

Tout d'abord, vous devrez vous référer à votre convention de stage. Certaines des clauses qu'elle contient peuvent vous empêcher de mener une activité d'auto-entrepreneur en parallèle.

Il faudra ensuite informer les différentes parties de ce cumul : non seulement votre établissement d'enseignement ou de formation, mais également le maître de stage de l'entreprise qui souhaite vous accueillir dans sa structure.

Enfin, même si vous pourrez cumuler les deux statuts, vous devrez veiller à ce que votre activité de stagiaire reste prioritaire. Vous ne pourrez travailler sur votre activité d'auto-entrepreneur que sur votre temps libre.

📌 Bon à savoir : Pour être en règle avec l'administration fiscale, vous devrez à la fois déclarer :


  • vos revenus d'auto-entrepreneur ;
  • vos revenus de stagiaire, sauf si votre gratification ne dépasse pas le montant annuel du SMIC (soit 18 654 € pour les revenus 2021). Au-delà de ce seuil, votre gratification devra être déclarée et sera imposable.

Questions fréquentes

Foire aux questionsDes interrogations subsistent au sujet du recrutement d’un stagiaire en micro-entreprise ?

N’hésitez pas à consulter nos réponses aux questions fréquemment posées à propos de ce sujet !

💰 Auto-entrepreneur : dois-je payer des charges sociales dans le cadre du recrutement de mon stagiaire ?

🤔 Peut-on être à la fois stagiaire et auto-entrepreneur ?

💶 L'auto-entrepreneur peut-il prendre un stagiaire non-rémunéré ?

💼 Mon stagiaire peut-il être traité comme un salarié ?

Conclusion

Embaucher un stagiaire dans votre auto-entreprise peut-être extrêmement bénéfique pour votre activité. 

Ce recrutement peut vous permettre de vous délester de certaines tâches, tout en offrant la possibilité à votre stagiaire de compléter sa formation par un volet pratique.

Il peut aussi s'agir d'un excellent moyen pour accompagner la croissance de votre auto-entreprise. Vous pourrez également en profiter pour préparer l'avenir de votre activité, en envisageant potentiellement de migrer vers un autre statut (comme par exemple l'EURL ou la SASU).

📌 Vous cherchez un autre moyen de faire grandir votre auto-entreprise ?

Il existe de nombreuses alternatives pour l'auto-entrepreneur qui souhaite procéder à une embauche afin d'accompagner la croissance de son activité. Vous pouvez ainsi recruter un salarié, un apprenti, un intérimaire ou même un autre auto-entrepreneur.

Retenez cependant qu'il doit, dans l'idéal, s'agir d'une relation "gagnant-gagnant".

Même si ce stage doit vous permettre de vous décharger d'une partie de vos tâches, vous devrez avant tout veiller à ce qu'il s'inscrive dans le parcours pédagogique de l'étudiant. Vous devrez le former aux activités de votre auto-entreprise et faire preuve de disponibilité pour l'aider à réussir sa mission.

Vous devrez également vous efforcer de lui proposer d'accomplir des tâches diverses et variées, et de lui donner une bonne image de votre secteur d'activité.

Vous êtes à la recherche d'un stagiaire à recruter dans votre auto-entreprise ? Ou vous êtes déjà auto-entrepreneur et souhaitez trouver un stage ? N'hésitez pas à publier une annonce sur des sites comme iQuestaKap'Stages ou encore Aidostage.

📕 Sources et textes de référence

Avez-vous des questions concernant l'embauche d'un stagiaire par un auto-entrepreneur ? N'hésitez pas à nous les poser dans l'espace commentaires !

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